Privacyverklaring Auto Hoogenboom

Lees in onze privacyverklaring hoe Auto Hoogenboom B.V. omgaat met uw gegevens.

1. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van uw gegevens?

In deze privacyverklaring beschrijft Auto Hoogenboom B.V. (hierna: “Auto Hoogenboom” of “wij”) hoe zij als verwerkingsverantwoordelijke met uw persoonsgegevens omgaat. Wij zijn verbonden aan Pon Holdings B.V. (“Pon“) en maken onderdeel uit van de Dealer Groep Pon.

2. Wat is een persoonsgegeven?

Informatie waarmee wij een natuurlijk persoon kunnen identificeren, is een persoonsgegeven, bijvoorbeeld uw naam of e-mailadres. Of deze informatie als een persoonsgegeven kan worden gekwalificeerd, hangt bijvoorbeeld af van of Auto Hoogenboom beschikt over wettige middelen waarvan redelijkerwijs mag worden aangenomen dat wij deze inzetten om een natuurlijk persoon te identificeren. Zo beschouwen wij uw kenteken en chassisnummer bijvoorbeeld ook als een persoonsgegeven.

3. Persoonsgegevens die wij verwerken

Wij verwerken persoonsgegevens van u omdat u deze gegevens zelf aan ons verstrekt bij het aangaan van een overeenkomst met ons. Wanneer u gebruik maakt van onze diensten kunnen wij bepaalde gegevens over u vastleggen, bijvoorbeeld uw interesses en communicatievoorkeuren. Hieronder volgt meer toelichting.

A. Gegevens door u aan ons verstrekt

Als u met Auto Hoogenboom een overeenkomst aangaat, hebben wij de volgende persoonsgegevens van u nodig:

• naam en adres;
• contactgegevens (telefoonnummers, e-mailadressen);
• geboortedatum;
• geslacht;
• klantnummer(s);
• rijbewijsnummer;
• uw voorkeur voor dealer of servicepartner;
• financiële gegevens (bankrekeninginformatie, offertes, facturen).

Daarnaast verwerkt Auto Hoogenboom in het kader van de uitvoering een overeenkomst met u of het verlenen van een dienst aan u de volgende gegevens die als persoonsgegevens kunnen kwalificeren:

• kenteken van uw voertuig;
• chassisnummer en model van uw voertuig;
• technische gegevens over uw voertuig;
• onderhoudshistorie van uw voertuig;
• eigendomshistorie van uw voertuig (tenaamstellingsgegevens);
• andere gegevens relevant voor de betreffende overeenkomst.

B. Gegevens over uw gebruik van onze diensten en/of producten

Als u gebruik maakt van diensten van Auto Hoogenboom of anderszins contact hebt met ons, verwerken wij in het kader van onze dienstverlening – afhankelijk van het precieze gebruik dat u ervan maakt – de volgende gegevens die als persoonsgegevens (kunnen) worden gezien:

• Gegevens die u verstrekt bij het gebruik van onze website(s) of online klantenportaal, zoals naam, adres, contactgegevens, communicatievoorkeuren en mogelijk inloggegevens. Hieronder vallen ook de gegevens die u aan ons doorgeeft en wij mogelijk verstrekken aan derden voor bijvoorbeeld het aanvragen van een offerte, het maken en bewaren van een online configuratie, het plannen van een proefrit of een werkplaatsafspraak. Voor beheerdoeleinden kunnen wij met behulp van logbestanden bijhouden wanneer u hebt ingelogd en bijvoorbeeld wat u hebt aangepast.
• Bij het plannen van een proefrit hebben wij uw rijbewijsnummer en geboortedatum nodig zodat wij kunnen borgen dat u bevoegd bent om het voertuig te besturen. Om u identiteit te verifiëren en de geldigheid van uw rijbevoegdheid vast te stellen wordt door ons mogelijk een validatie gedaan bij het RDC (onderdeel van BOVAG). Deze gegevens gebruiken wij ook wanneer u een voertuig bij ons aanschaft en wij deze tenaamstellen via het RDW.
• Een voertuig kan aan uw klantprofiel gekoppeld worden. Deze koppeling kan op meerdere manieren tot stand komen, bijvoorbeeld omdat u dit zelf aan ons doorgeeft of wanneer u bij ons voertuig aanschaft. De ontkoppeling van het voertuig van uw klantprofiel vindt automatisch plaats wanneer wij een tenaamstellingswisseling (1b) doorkrijgen van het RDW via onze importeur. Ook kunt u het voertuig laten  ontkoppelen door dit aan te geven via de klantenservice.
• Gegevens die betrekking hebben op uw randapparatuur, zoals een MAC-adres, IP-adres of ander nummer.
• Gegevens die wij verbinden aan bepaalde patronen, zoals een status in het profiel dat wij over u opstellen aan de hand van uw consumptiegedrag, bijvoorbeeld de frequentie waarmee u een aankoop doet of dienst afneemt.
• Surfgedrag, vastgesteld aan de hand van onze eigen observaties bijvoorbeeld met behulp van cookies of soortgelijke technieken (zie ook artikel 9 van deze privacyverklaring).
• Klanttevredenheidsgegevens en gegevens over uw gebruik van onze klantenservice. Hieronder vallen ingezonden brieven en e-mails, online chatsessies maar ook telefoongesprekken die u met ons voert en die kunnen worden opgenomen voor trainingsdoeleinden van onze medewerkers. Online chatsessies kunnen mogelijk aan uw klantprofiel gekoppeld worden indien u hiervoor toestemming geeft.

C. Gegevens die wij ontvangen van bij ons aangesloten importeur, servicepartners of andere businesspartners

In sommige gevallen ontvangen wij uw persoonsgegevens van derden om onze of een gezamenlijke dienstverlening mogelijk te kunnen maken. De partijen waarvan wij gegevens ontvangen zijn:

• Importeur van onze merken: uw naam, adres, klantnummer, communicatievoorkeuren, voertuig- en gebruiksgegevens zoals: afgenomen (onderhouds)diensten, kenteken, chassisnummer, tenaamstelling voertuig en onderhoudsgegevens. Wij gebruiken deze gegevens voor de volgende doeleinden:
  • om overeengekomen (onderhouds)diensten en producten te kunnen leveren,
  • indien nodig te herroepen en tegemoet te komen aan uw verzoeken;
  • om onze dienstverlening te analyseren en te optimaliseren, ook door uw gegevens te combineren met andere relevante gegevens; en
  • voor (direct) marketing- en verkoopdoeleinden.
• Dienst Wegverkeer (RDW): naam, adres, kenteken, chassisnummer, tenaamstelling wijziging (1b). Uw naam en adres verkrijgen wij alleen wanneer sprake is van een herroeping van een voertuig op basis van een wettelijke verplichting. Veelal gaat het dan om verplichte reparaties/updates die noodzakelijk zijn om verkeersveiligheid te borgen.
• EDM B.V.: naam, straat, postcode en woonplaats. Deze gegevens worden gebruikt voor datakwaliteitsdoeleinden om uw gegevens zo up-to-date mogelijk te houden en om uw gegevens actief te verwijderen uit onze systemen om bijvoorbeeld ongewenste communicatie te voorkomen.
• Smart Profile B.V. en Graydon Nederland B.V.: naam en functie van contactpersoon en naam organisatie. Deze gegevens worden gebruikt voor datakwaliteitsdoeleinden om uw gegevens zo up-to-date mogelijk te houden. Ook kunnen deze gegevens gebruikt worden voor marketing- en verkoopdoeleinden.

4. Geen verwerking van gegevens van personen jonger dan 16 jaar

Wij hebben niet de intentie gegevens te verzamelen van websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar. Wij raden ouders aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen om zo te voorkomen dat Auto Hoogenboom hun persoonsgegevens verwerkt.

5. Verwerking: grondslagen en gerechtvaardigde belangen

De verwerking van persoonsgegevens door Auto Hoogenboom  vindt plaats op basis van de volgende grondslagen uit artikel 6 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG):

1. Toestemming
2. Uitvoering van een overeenkomst met u
3. Wettelijke verplichting
4. Gerechtvaardigd belang van Auto Hoogenboom of een derde

Gerechtvaardigde belangen zijn onder andere: marketing, reclame, (IT-) beveiliging, preventie van fraude of andere criminele activiteiten, IT-beheer, onderzoek en analyse naar eigen producten of diensten, bedrijfshuishouding, juridische zaken en intern beheer.

6. Doeleinden voor het verwerken van persoonsgegevens

Auto Hoogenboom gebruikt uw persoonsgegevens voor de hieronder genoemde doeleinden. Het cijfer achter ieder doel correspondeert met de grondslag genoemd in artikel 5 van deze privacyverklaring:

• Om u onze diensten en producten te kunnen leveren, inclusief het afhandelen van bestellingen, het verwerken in financiële administraties en logistieke afhandeling [grondslag: 2].
• Het bieden van klantenservice inclusief service rondom het kopen van diensten en producten, het afhandelen van klachten en verzoeken, het vervullen van garantieverplichtingen of productherroepingen voor onze eigen dienstverlening [grondslag: 2 of 4].
• Het opbouwen en onderhouden van de klantrelatie met u inclusief het onderhouden van een directe relatie tussen de fabrikant, importeur en aanverwante financiële dienstverleners, onder meer voor commerciële doeleinden bijvoorbeeld om proactief contact met u op te nemen in het kader van voertuiggebreken of -storingen of om serviceafspraken te plannen inclusief het mogelijk maken van mobiliteitsservices [grondslag: 2 of 4].
• Om u te informeren over onze producten en diensten kunnen wij u via verschillende media benaderen met aanbiedingen, een loyaliteitsprogramma, prijsvraag, nieuwsbrief of andere commerciële informatie. U hebt daarbij altijd de mogelijkheid om uzelf hiervoor af te melden door bezwaar te maken of uw toestemming in te trekken. Bij alle communicatie is aangegeven op welke wijze u dit kunt doen. Wij proberen onze communicatie op uw persoonlijke voorkeur af te stemmen. Het mogelijk koppelen en analyseren van cookies van onze websites aan bij ons bekende klantgegevens valt ook hieronder en doen wij alleen op basis van uw toestemming. [grondslag: 1, 2 of 4].
• Om onze bedrijfsvoering, merken, diensten en producten te verbeteren verwerken wij mogelijk uw gegevens, bijvoorbeeld voor marktonderzoek, het meten van klanttevredenheid, het opmaken van managementinformatie en het verbeteren van datakwaliteit met behulp van adresvalidatie-technieken. Hierbij gebruiken wij zo min mogelijk uw persoonsgegevens en werken zoveel mogelijk met niet herleidbare gegevens. [grondslag: 1 of 4].
• Het voldoen aan wettelijke verplichtingen, beslechting van geschillen en handhaving van onze rechten en overeenkomsten [grondslag: 3 of 4].
• Het kunnen aanbieden van een proefrit of anderszins tijdelijk beschikbaar stellen van een voertuig. Hierbij kunnen wij u vragen u te identificeren met een geldig legitimatiebewijs en/of wanneer noodzakelijk maken wij een afgeschermd kopie van uw rijbewijs of identiteitskaart/paspoort voor de duur van het gebruik van het voertuig. Dit doen wij om uw identiteit vast te stellen en om het mogelijk te maken om aangifte te doen wanneer het vermoeden bestaat van diefstal of er sprake is van aantoonbare schade of wangedrag. [grondslag: 2].

7. Delen met derden

Auto Hoogenboom deelt uw persoonsgegevens met derden in onder andere de volgende gevallen en met bijbehorende redenen. Het cijfer achter ieder doel correspondeert met de grondslag genoemd in artikel 5 van deze privacyverklaring. Wij kunnen uw gegevens verstrekken aan:

• Gelieerde financiële dienstverleners met als doel aansluitende financiële diensten aan te bieden [grondslag: 2].
• De importeur van het merk van uw voertuig. Hierbij worden uw gegevens verstrekt die bijvoorbeeld nodig zijn voor de levering van een (gezamenlijke) dienst of product op basis van een overeenkomst met u. [grondslag: 2].
• Bij het plannen van een proefrit kunnen wij u vragen om ons te voorzien van uw rijbewijsnummer en geboortedatum. Dit doen wij om te borgen dat u bevoegd bent om het voertuig te besturen. Om u identiteit te verifiëren en de geldigheid van uw rijbevoegdheid vast te stellen, wordt door ons mogelijk een validatie gedaan bij het RDC (onderdeel van BOVAG). [grondslag: 2].
• Derden die voor Auto Hoogenboom advertenties verzorgen. Hierbij worden uw contactgegevens (e-mail en/of telefoonnummer) in gehashte vorm (pseudoniem, niet direct naar u herleidbaar) verwerkt en verstrekt aan deze partijen voor zover dit wettelijk is toegestaan. Deze verstrekking vindt alleen plaats om doelgericht te kunnen adverteren, bijvoorbeeld via sociale media platformen of zoekmachines. [grondslag: 4].
• Derden gelieerd aan Auto Hoogenboom kunnen wij cookies van onze websites verstrekken om de inhoud van communicatie zo goed mogelijk op uw persoonlijke voorkeur af te stemmen op hun eigen websites [grondslag: 1].
• Derden als wij wettelijk verplicht zijn om persoonsgegevens aan deze derden te verstrekken [grondslag: 3].
• Derden als wij een vermoeden hebben van een schending van de rechten van derden of van strafbare feiten of misbruik. Wij kunnen in deze gevallen persoonsgegevens verstrekken aan derden die daarbij een gerechtvaardigd belang hebben of aan instanties die het algemeen belang dienen. Dit kunnen ook handhavende autoriteiten zijn, zoals het Openbaar Ministerie of toezichthouders [grondslag: 3 of 4].
• Andere bedrijfsonderdelen binnen Pon voor de uitvoering van een overeenkomst met u of vanwege gerechtvaardigde bedrijfsbelangen, zoals het voeren van een centrale administratie of klantenservice en het analyseren van onze dienstverlening aan u [grondslag: 2 of 4].
• Derden die Auto Hoogenboom assisteren in haar dienstverlening en geen verwerker zijn, denk hierbij aan accountants en (juridisch) adviseurs [grondslag: 4].
• Derden voor bedrijfseconomische doeleinden, denk hierbij aan de verkoop van bedrijfsactiviteiten of een reorganisatie [grondslag: 4].

Auto Hoogenboom gebruikt diensten van derden die kunnen fungeren als ‘verwerkers’, bijvoorbeeld hosting-dienstverleners, mobiliteitsdienstverleners en onderzoeksbureaus met als doel marktonderzoek of klanttevredenheidsonderzoek uit te voeren. Deze dienstverleners ontvangen persoonsgegevens uitsluitend om te verwerken in overeenstemming met de instructies en onder de controle van Auto Hoogenboom.

Als persoonsgegevens naar een ontvanger in het buitenland worden verzonden, gebeurt dit doorgaans alleen naar een ontvanger in een land dat volgens de Europese Commissie een voor persoonsgegevens passend beschermingsniveau biedt. Als persoonsgegevens naar een ontvanger in een land worden verstuurd dat geen passend beschermingsniveau biedt, zorgt Auto Hoogenboom ervoor dat de wettelijk vereiste waarborgen worden genomen. Indien u nadere informatie wenst te ontvangen over de doorgifte van uw persoonsgegevens naar landen buiten de Europese Economische Ruimte, kun u contact opnemen met de Functionaris Gegevensbescherming van Pon (zie artikel 12).

8. Hoe lang wij gegevens bewaren

Wij bewaren persoonsgegevens zo lang als dit nodig is, bijvoorbeeld zo lang als u klant bent of interesse blijft tonen in de diensten van Auto Hoogenboom. Soms zijn wij ook wettelijk verplicht uw gegevens te bewaren. Wij hanteren de volgende termijnen:

• Gegevens die wij verwerken voor marketing- en verkoopdoeleinden bewaren wij twee jaar nadat een transactie met ons is afgehandeld. Bijvoorbeeld een aankoop in de webshop of de beëindiging van een contractdienst zoals een verlengde verzekering. Ook de gegevens die wij verwerken voor het maken van een offerte of een afspraak voor een proefrit vallen hieronder. Aan uw klantprofiel gekoppelde voertuigen van Auto Hoogenboom bewaren wij uiterlijk vijf jaar tot na ontkoppeling van dit voertuig. Gegevens met betrekking tot een bezoek in de werkplaats van een dealer bewaren we uiterlijk vier jaar.
• Gegevens die wij verwerken wanneer u contact hebt met onze klantenservice bewaren wij zolang u klant bent of tot uiterlijk twee jaar tot na het laatste contactmoment. Hier geldt een uitzondering voor telefoongesprekken die eventueel worden opgenomen voor trainingsdoeleinden; deze worden uiterlijk na een periode van 30 dagen verwijderd. Ook voor gegevens die te maken hebben met klachten kan een uitzondering gemaakt worden; deze worden maximaal vijf jaar bewaard na het afhandelen van de klacht.
• Gegevens over websitebezoeken die met behulp van cookies zijn verkregen, worden zo kort mogelijk bewaard met een maximale periode van twee jaar. Zie voor meer informatie ons cookie statement.
• Financiële/fiscale gegevens die nodig zijn voor het opmaken van bijvoorbeeld facturen, contracten of interne rapportages bewaren wij minimaal zeven jaar op basis van wettelijke verplichtingen.

9. In kaart brengen websitebezoek en e-mail leesgedrag

Wanneer u onze websites, diensten, applicaties, communicatiediensten (zoals e-mail) en hulpmiddelen bezoekt of gebruikt, kunnen wij cookies, web beacons en andere soortgelijke technologieën voor het opslaan van informatie gebruiken, met als doel advertentie-uitingen te personaliseren en u een betere, snellere en veiligere klantervaring te kunnen bieden.

Wanneer u geabonneerd bent op een van onze nieuwsbrieven dan kunnen deze e-mails bijvoorbeeld voorzien zijn van webbakens, ook wel pixels genaamd. Met behulp van deze pixels kunnen wij bijvoorbeeld meten of en wanneer u onze e-mail hebt gelezen, met welke browser in welke voorkeurstaal, (delen van) het IP-adres van uw computer en op welke links u eventueel geklikt heeft. Wanneer u wel onze nieuwsbrief wenst te ontvangen maar niet wenst dat deze analyses door ons worden uitgevoerd, dan kunt u hiervoor uw recht van bezwaar (“recht om bezwaar te maken tegen direct marketing”) uitoefenen via onze klantenservice.

Als u geen cookies of verstrekking hiervan aan derden wenst, kun u dit weigeren door op onze websites de cookie instellingen te wijzigen. Voor meer details over het gebruik van cookies en device fingerprinting technieken verwijzen wij naar ons cookie beleid.

10. Uw rechten, waaronder het recht om bezwaar te maken

U hebt het recht om te weten welke persoonsgegevens wij van u hebben vastgelegd en aan wie wij uw persoonsgegevens hebben verstrekt. Naast het recht op inzage heb u met betrekking tot onze verwerking van uw persoonsgegevens de volgende rechten:

• het recht om uw toestemming in te trekken, voor zover onze verwerking van uw persoonsgegevens daarop is gebaseerd;
• het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens;
• het recht om uw persoonsgegevens te (laten) rectificeren/corrigeren;
• het recht op verwijdering van uw persoonsgegevens;
• het recht op beperking van verwerking;
• het recht op dataportabiliteit;
• het recht om bezwaar te maken tegen direct marketing;
• het recht om bezwaar te maken tegen verwerkingen die plaatsvinden vanwege de gerechtvaardigde belangen van Auto Hoogenboom of een derde (afhankelijk van uw persoonlijke omstandigheden).

Voor het indienen van uw verzoek om één van bovenstaande rechten uit te oefenen, kunt u contact met ons opnemen via de klantenservice (zie artikel 12). U kunt uw rechten slechts uitoefenen voor zover de wet u deze rechten toekent. Auto Hoogenboom spant zich zo goed mogelijk in om binnen de wettelijke termijnen te reageren op uw ingediende verzoek. Buitensporige verzoeken kunnen wij buiten behandeling laten. Om zeker te zijn dat een verzoek door uzelf is gedaan, kunnen wij vragen om een kopie van uw identiteitsbewijs bij dit verzoek mee te sturen. Dit vragen wij alleen als wij dit noodzakelijk achten om u te kunnen identificeren en verzoeken wij ook om op deze kopie de pasfoto, MRZ (machine readable zone; de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) onherkenbaar te maken. De kopie van uw identiteitsbewijs vernietigen wij direct nadat wij u hebben geïdentificeerd.

Bij uw verzoek tot verwijdering van gegevens wissen wij waar mogelijk uw gegevens, bijvoorbeeld gegevens die wij hebben gebruikt voor:

• Het opbouwen en onderhouden van de klantrelatie met u inclusief het onderhouden van een directe relatie tussen de fabrikant, importeur en aanverwante financiële dienstverleners, onder meer voor commerciële doeleinden.
• Om onze bedrijfsvoering, merken, diensten en producten te verbeteren verwerken wij mogelijk uw gegevens. Denk daarbij aan het uitvoeren van marktonderzoek, het meten van klanttevredenheid, het opmaken van managementinformatie en het verbeteren van datakwaliteit met behulp van adresvalidatie-technieken.
• Om u te informeren over onze producten en diensten kunnen wij u via verschillende media benaderen met aanbiedingen, een loyaliteitsprogramma, prijsvraag, nieuwsbrief of andere commerciële informatie.

Sommige persoonsgegevens wissen wij niet omdat deze noodzakelijk zijn voor de naleving van onze wettelijke verplichtingen. Dit betreft uw gegevens die verwerkt zijn voor administratieve doeleinden waarop bijvoorbeeld fiscale wetgeving van toepassing is. Hierbij kun u denken aan de gegevens die nodig zijn voor het opmaken van contracten of facturen, dit dienen wij minimaal 7 jaar te bewaren.

11. Beveiliging en bescherming van gegevens

Voor vragen en/of opmerkingen met betrekking tot deze privacyverklaring kun u contact opnemen met:

Auto Hoogenboom B.V.
T.a.v: Privacy Champion
Postbus 5165
3008 AD Rotterdam
Tel. 010 – 410 56 00
privacy@autohoogenboom.nl

Wij beschikken over een Functionaris Gegevensbescherming die is aangemeld bij de toezichthouder Autoriteit Persoonsgegevens. Dit is iemand die binnen onze organisatie toezicht houdt op de toepassing en naleving van privacywetgeving zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Onze Functionaris Gegevensbescherming is bereikbaar per e-mail via privacy@pon.com en per post via bovenstaand adres (t.a.v. ‘Privacy Office’).

13. Wijzigingen Privacyverklaring

De manier waarop wij persoonsgegevens verwerken en de samenstelling of hoeveelheid van gegevens die wij verwerken, kan wijzigen. Daarom behouden wij ons het recht voor deze privacyverklaring aan te passen. U zult indien noodzakelijk op de hoogte worden gebracht daarvan. Deze privacyverklaring is voor het laatst bijgewerkt op 1 februari 2022.